Entenda como funciona o módulo de faturas no Artisto: desde a geração automática até a confirmação de pagamento.
O que é necessário para gerar faturas
As faturas no Artisto são geradas automaticamente a partir do vínculo entre o aluno e um plano. Não é necessário criar faturas manualmente uma a uma.
Obrigatórios
| Requisito | Por quê é necessário |
|---|---|
| Aluno cadastrado | A fatura é sempre vinculada a um aluno ativo na escola. |
| Plano ativo com tipo de cobrança definido | O plano precisa estar ativo e configurado como mensal ou pagamento único. |
| Aluno vinculado ao plano | O vínculo entre aluno e plano precisa estar ativo. Sem ele, nenhuma fatura é gerada. |
| Plano de pagamento criado | Criado automaticamente quando o aluno é vinculado ao plano. Precisa estar ativo para que as faturas sejam geradas. |
Preenchimento automático
| Item | Como é determinado |
|---|---|
| Valor da fatura | Usa o valor individual do aluno se configurado; caso contrário, usa o valor do plano. |
| Dia de vencimento | Usa o dia de pagamento individual do aluno se configurado; caso contrário, usa o dia padrão do plano (padrão: dia 10). O dia é limitado entre 1 e 28. |
| Datas das faturas seguintes | Calculadas automaticamente mês a mês a partir da primeira data de vencimento. |
ℹ️ Importante: O valor e as configurações do plano são congelados no momento em que o aluno é vinculado. Se o valor do plano mudar depois, as faturas já geradas não são afetadas.
O ciclo de vida de uma fatura
| Status | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| 🔘 Indisponível | Fatura gerada, mas sem boleto anexado. O aluno ainda não consegue visualizá-la. | Anexe o boleto para disponibilizar ao aluno. |
| 🟡 Aguardando pagamento | Boleto anexado. O aluno recebeu o e-mail e pode efetuar o pagamento. | Aguarde o pagamento e confirme quando receber. |
| 🔴 Atrasada | O vencimento passou sem pagamento confirmado. | Você pode anexar um novo boleto ou marcar como paga ao receber. |
| 🟢 Paga | Pagamento confirmado pelo gestor. | Nenhuma ação necessária. |
| ⚫ Cancelada | Fatura cancelada manualmente ou automaticamente ao cancelar o vínculo do aluno com o plano. | Nenhuma ação possível — cancelamento é definitivo. |
ℹ️ O status Atrasada é atualizado automaticamente todos os dias às 01h. Você não precisa abrir a fatura para ela mudar de status.
⚠️ Faturas Pagas e Canceladas são definitivas — não podem ser editadas nem reabertas.
Como as faturas são geradas
Geração automática ao vincular o aluno
Quando um aluno é vinculado a um plano, o sistema cria automaticamente o plano de pagamento e as faturas são geradas a partir daí.
Geração em lote pela página do plano
Acesse Planos › [nome do plano] › Faturamento para gerar faturas para vários alunos de uma vez.
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Seleção de alunos | Marque os alunos para quem deseja gerar faturas. A tabela exibe o status atual, vencimento e valor de cada um. |
| Competência limite | Até qual mês as faturas serão geradas. O padrão é 5 meses à frente do mês atual. |
ℹ️ A geração em lote é segura para rodar mais de uma vez — o sistema pula automaticamente os ciclos que já foram gerados e cria apenas os que estão faltando.
Planos de pagamento único
Planos do tipo pagamento único geram sempre exatamente 1 fatura, independentemente de qualquer outra configuração.
Simulação antes de gerar
Antes de confirmar a geração, use a opção Simular para visualizar quais faturas seriam criadas — sem salvar nada. Útil para conferir datas e valores antes de gerar de verdade.
Valor das faturas
Como o valor é definido
O sistema determina o valor em ordem de prioridade:
- Valor individual do aluno — se configurado no cadastro do aluno, esse valor tem prioridade
- Valor do plano — usado como padrão quando o aluno não tem valor individual
Isso permite cobrar valores diferentes de alunos diferentes no mesmo plano, sem precisar criar planos separados.
Ajustes após a geração
Você pode editar o valor de uma fatura individualmente enquanto ela estiver nos status Indisponível, Aguardando pagamento ou Atrasada. Basta abrir o detalhe da fatura e editar o campo de valor.
⚠️ Faturas Pagas ou Canceladas não podem ter o valor alterado.
Boleto e confirmação de pagamento
Como o boleto chega ao aluno
- O gestor gera o boleto no banco
- O gestor faz o upload do arquivo do boleto na fatura dentro do Artisto
- O aluno recebe um e-mail automático com o boleto em anexo
- O aluno efetua o pagamento diretamente no banco
- O gestor confirma o pagamento no Artisto
Confirmando o pagamento
Passo 1 — Abra o detalhe da fatura com status Aguardando pagamento ou Atrasada
Passo 2 — Opcionalmente, faça upload do comprovante de pagamento recebido
Passo 3 — Clique em Marcar como paga
Passo 4 — O sistema registra a data do pagamento e envia um e-mail de confirmação automático ao aluno
Alterando a data de vencimento
Se precisar prorrogar o vencimento, edite a data diretamente no detalhe da fatura enquanto ela estiver nos status Indisponível, Aguardando pagamento ou Atrasada.
Notificações automáticas
O Artisto envia e-mails automáticos ao aluno nas seguintes situações:
| Quando | E-mail enviado |
|---|---|
| Gestor anexa o boleto | “Seu boleto foi disponibilizado” — com o boleto em anexo |
| Gestor confirma o pagamento | “Pagamento confirmado” |
| Fatura é cancelada | “Sua fatura foi cancelada” |
Ações disponíveis por status
| Ação | Disponível quando | O que acontece |
|---|---|---|
| Anexar boleto | Indisponível, Atrasada (sem boleto) | Fatura muda para Aguardando pagamento; aluno recebe e-mail com boleto |
| Remover boleto | Aguardando pagamento, Atrasada (com boleto) | Fatura volta para Indisponível |
| Marcar como paga | Indisponível, Aguardando pagamento, Atrasada | Fatura muda para Paga; aluno recebe e-mail de confirmação |
| Editar valor | Indisponível, Aguardando pagamento, Atrasada | Altera o valor da fatura |
| Editar vencimento | Indisponível, Aguardando pagamento, Atrasada | Altera a data de vencimento |
| Ver boleto | Quando boleto estiver anexado | Exibe o arquivo do boleto |
| Ver comprovante | Quando comprovante estiver anexado | Exibe o arquivo do comprovante |
O que acontece ao cancelar o vínculo do aluno com o plano
Se o vínculo entre o aluno e o plano for encerrado, o sistema cancela automaticamente todas as faturas abertas do aluno naquele plano (status Indisponível, Aguardando pagamento e Atrasada). As faturas já pagas não são afetadas.
O mesmo acontece se o plano do aluno for trocado — as faturas abertas do plano antigo são canceladas e um novo ciclo de cobrança começa para o novo plano.
⚠️ Cancelamentos são definitivos. Uma fatura cancelada não pode ser reaberta. Se precisar cobrar novamente após um cancelamento, gere uma nova fatura pelo plano.
Perguntas frequentes
Como faço para cobrar um valor diferente de um aluno específico?
Configure o valor individual no cadastro do aluno. Esse valor tem prioridade sobre o valor do plano e será usado em todas as faturas geradas para aquele aluno, sem precisar criar um plano separado.
Posso definir um dia de vencimento diferente para um aluno?
Sim. O dia de pagamento individual do aluno sobrepõe o dia padrão do plano. O dia deve estar entre 1 e 28 — dias 29, 30 e 31 não são aceitos para evitar inconsistências em meses mais curtos.
A fatura muda para “Atrasada” sozinha?
Sim. Todo dia às 01h o sistema verifica automaticamente quais faturas venceram e atualiza o status para Atrasada. Você não precisa fazer nada.
Posso cancelar uma fatura que já foi paga?
Não. Faturas pagas são definitivas e não podem ser alteradas ou canceladas.
O que acontece se eu gerar faturas em lote duas vezes?
Nada. A geração em lote é segura para repetir — o sistema identifica os ciclos que já foram gerados e cria apenas os que estão faltando. Não há duplicação.
O valor do plano mudou. As faturas já geradas são afetadas?
Não. O valor é congelado no momento em que o aluno é vinculado ao plano. Para aplicar o novo valor, edite manualmente as faturas abertas que deseja ajustar, ou cancele o vínculo e crie um novo.